Mitarbeiter-Benefits und BGM: Anbieter, Modelle, Steuerregeln

Bis zu 50 Euro im Monat kann ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten als Sachbezug steuer- und sozialabgabenfrei zuwenden (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Unter den Mitarbeiter-Benefits, also den Leistungen zusätzlich zum Gehalt, ist das der wichtigste Baustein.

Das Steuerrecht kennt für viele Benefits eigene Freigrenzen und Steuerbefreiungen. Sie greifen allerdings nur, wenn Form und Abwicklung stimmen. Ein Euro Benefit kommt dann ungekürzt beim Mitarbeiter an, ein Euro Gehaltserhöhung nicht.

Unten finden Sie die gängigen Modelle mit ihrer steuerlichen Grundlage und die Anbietertypen, die dafür in Frage kommen. BGM steht dabei für betriebliches Gesundheitsmanagement, also alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen die Gesundheit seiner Beschäftigten systematisch fördert.

Sechs Benefit-Arten und ihre steuerliche Grundlage

Fast jeder Benefit gehört zu einer steuerlichen Kategorie. Wie viel Spielraum Sie haben, ergibt sich daraus.

Für fast alle Positionen gilt: Die Leistung muss „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ kommen. Was das heißt, definiert § 8 Abs. 4 EStG. Der Arbeitslohn darf nicht zugunsten des Benefits herabgesetzt, nicht angerechnet und bei Wegfall des Benefits nicht erhöht werden.

Die 50-Euro-Sachbezugsgrenze: Freigrenze und Gutscheinregeln

Sachbezüge bleiben steuerfrei, wenn sie zusammen 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. Das steht in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Die 50 Euro sind eine Freigrenze. Wird sie um einen Cent überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.

Gutscheine und Geldkarten zählen seit 2022 nur dann als Sachbezug, wenn sie die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Das BMF-Schreiben vom 15. März 2022 nennt dafür drei Wege: Einlösung nur beim Aussteller, bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland, etwa einem regionalen Einkaufsverbund, oder für eine begrenzte Waren- und Dienstleistungspalette. Eine frei einsetzbare Kreditkarte erfüllt das nicht. Die Details erläutert der Ratgeber zu steuerfreien Sachbezügen und Freibeträgen.

Betriebliche Krankenversicherung: Leistungen und steuerliche Bedingungen

Die bKV ist eine private Zusatzversicherung, die der Arbeitgeber für die Belegschaft abschließt. Typisch sind Budgettarife für Zahnersatz, Sehhilfen oder Vorsorge sowie Bausteine für Krankenhausaufenthalte.

Die bKV verbreitet sich schnell. Laut PKV-Verband boten Ende 2025 rund 60.600 Unternehmen eine betriebliche Kranken- oder Pflegeversicherung an, 16 Prozent mehr als Ende 2024. Steuerlich gilt der Versicherungsschutz als Sachbezug, wenn der Arbeitgeber Versicherungsnehmer ist und die Beiträge direkt an den Versicherer zahlt (BMF-Schreiben vom 15.03.2022, Rn. 6). Zahlt er dem Mitarbeiter dagegen einen Zuschuss mit der Auflage, selbst eine Police abzuschließen, ist das Geldleistung und voll steuerpflichtig (Rn. 18).

Steuerfreie Gesundheitsförderung: 600 Euro und ihre Grenzen

§ 3 Nr. 34 EStG stellt Leistungen zur Gesundheitsförderung bis 600 Euro pro Jahr und Mitarbeiter steuerfrei. Die Maßnahmen müssen den Anforderungen der §§ 20 und 20b SGB V entsprechen. Individuelle Präventionskurse brauchen deshalb eine Zertifizierung, die über die Zentrale Prüfstelle Prävention läuft.

Mitgliedsbeiträge für Fitnessstudios und Sportvereine fallen laut BMF-Schreiben vom 20. April 2021 nicht unter diese Befreiung. Firmenfitness läuft deshalb häufig über die 50-Euro-Sachbezugsgrenze. Dort konkurriert sie mit Gutscheinen und bKV um denselben Betrag.

Fünf Anbietergruppen für Benefits und BGM

Der Markt teilt sich grob in fünf Gruppen. Welche davon für Sie passt, hängt davon ab, ob Sie einen einzelnen Baustein suchen oder eine Plattform, die mehrere Benefits verwaltet.

Die Plattformgebühren liegen laut öffentlichen Preislisten zweier Anbieter bei 1,20 bis 9 Euro pro Mitarbeiter und Monat, je nach Zahl der Bausteine. Eine Aufschlüsselung mit Beispielrechnung finden Sie auf der Seite Was kosten Mitarbeiter-Benefits?.

Worauf Sie bei der Auswahl achten: fünf Prüffragen

Eine lange Partnerliste sieht gut aus, sagt aber wenig. Wichtiger ist die Abwicklung, denn die Steuerfreiheit hängt an Belegen, Grenzen und dem Lohnexport. Fehler fallen oft erst bei der Lohnsteuer-Außenprüfung auf. Wir würden deshalb jeden Anbieter einen Testmonat mit echten Daten durch den Lohnexport schicken lassen.

• Prüft die Plattform die 50-Euro-Grenze pro Mitarbeiter und Monat automatisch, über alle Bausteine hinweg?
• Wie kommen die Daten in Ihre Lohnabrechnung (Schnittstelle zu DATEV oder Ihrer Payroll-Software, CSV-Export)?
• Wer haftet, wenn ein Gutschein steuerlich nicht anerkannt wird?
• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO und wo stehen die Server?
• Wie lang sind Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist?

Eine ausführliche Prüfliste enthält der Ratgeber Benefits-Plattform auswählen. Wenn die Lohnabrechnung extern läuft, sollten Sie Ihren Payroll-Dienstleister früh einbinden.

Wo der Betriebsrat mitbestimmt

Ob Sie ein Benefit-Budget einführen und wie hoch es ist, entscheiden Sie als Arbeitgeber. Die Verteilungsgrundsätze, also wer welchen Betrag nach welchen Regeln bekommt, fallen unter die betriebliche Lohngestaltung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG und sind mitbestimmungspflichtig. Wird eine App eingeführt, die Nutzungsdaten der Beschäftigten verarbeitet, kann zusätzlich § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greifen. Planen Sie die Betriebsvereinbarung deshalb parallel zur Anbieterauswahl ein.

Nächste Schritte

1. Legen Sie fest, welches monatliche Budget pro Mitarbeiter Sie zusätzlich zum Gehalt bereitstellen wollen.
2. Klären Sie mit Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung, welche Bausteine bereits laufen und die 50-Euro-Grenze belegen.
3. Holen Sie zwei bis drei Angebote ein und lassen Sie sich den Lohnexport an einem Testmonat zeigen.
4. Binden Sie den Betriebsrat vor Vertragsabschluss ein.

Passende Anbieter für Benefits und BGM können Sie über Anbieter finden anfragen. Wie wir Anbieter einordnen, erklärt die Seite So sortieren wir.

Best Practices: Benefits & BGM

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