Benefits-Plattform auswählen: Checkliste mit Kriterien und Fallstricken

Bis zu 50 Euro im Monat bleiben Sachbezüge steuerfrei, und diese Freigrenze gilt für alle Bausteine einer Benefit-Plattform zusammen. Die Plattformen sehen auf den ersten Blick ähnlich aus: eine App, eine Karte, eine lange Liste an Partnern. Die Unterschiede liegen in der Abwicklung.

Ob ein Gutschein steuerfrei bleibt, ob die Daten jeden Monat korrekt in der Lohnabrechnung landen und was mit Guthaben bei Austritten passiert, merken Sie erst im Betrieb. Dann ist der Vertrag schon unterschrieben.

Mit dieser Checkliste messen Sie alle Angebote an denselben Fragen, egal ob Sie nur eine Sachbezugskarte suchen oder eine Plattform mit mehreren Bausteinen. Gedacht ist sie für HR, Lohnbuchhaltung und Einkauf.

Fünf Anbietertypen und wann welcher passt

Bevor Sie Angebote einholen, sollten Sie wissen, welche Art Anbieter Sie brauchen. Die Grenze ist fließend, denn viele Plattformen haben Kartenprodukte und umgekehrt.

Die bKV wächst dabei besonders schnell: Laut PKV-Verband boten Ende 2025 rund 60.600 Unternehmen eine betriebliche Kranken- oder Pflegeversicherung an, 16 Prozent mehr als ein Jahr zuvor. Wenn Sie bKV und Sachbezugskarte kombinieren wollen, teilen sich beide die 50-Euro-Grenze.

Sechs Punkte, die Sie vor der Anbietersuche klären

Wer ohne klares Ziel in Demos geht, vergleicht am Ende Oberflächen. Klären Sie deshalb vorher intern diese sechs Fragen:

1. Wie hoch ist das Budget pro Kopf und Monat? Wollen Sie die 50 Euro voll nutzen, oder bleibt Raum für eine bKV?
2. Wer bekommt den Benefit? Alle Beschäftigten, auch Minijobber, Werkstudierende und Auszubildende? Gleiche Beträge für Teilzeit?
3. Welche Bausteine brauchen Sie? Nur Sachbezug oder auch Essenszuschuss, Internetpauschale, Kinderbetreuung, Mobilität?
4. Wer rechnet den Lohn ab, intern oder extern, mit welcher Software? Und wer überträgt die Daten?
5. Gibt es einen Betriebsrat, und wann binden Sie ihn ein?
6. Was soll der Benefit leisten? Mitarbeitende halten, beim Recruiting helfen oder bestehende Einzelleistungen wie Tankgutscheine ablösen?

Checkliste: 12 Fragen an jeden Anbieter

Alle Anbieter bekommen dieselben Fragen, und die Antworten lassen Sie sich schriftlich geben. Nur so lassen sich die Angebote nebeneinanderlegen.

Steuer und Recht

1. Auf welche Fallgruppe des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes stützt sich Ihre Karte oder Ihr Gutschein (begrenztes Netz, begrenzte Palette, Zweckkarte)? Seit 2022 hängt die Anerkennung als Sachbezug daran, wie das BMF-Schreiben vom 15. März 2022 ausführt.
2. Prüft die Plattform die 50-Euro-Grenze automatisch pro Mitarbeiter und Monat, über alle Bausteine hinweg? Die Grenze ist eine Freigrenze, ein Überschreiten macht den gesamten Betrag steuerpflichtig.
3. Wie stellen Sie sicher, dass Zuschüsse wie Internet- oder Kitazuschuss belegt sind? Ohne Belege fehlt der Nachweis bei einer Prüfung.
4. Wer trägt das Risiko, wenn das Finanzamt ein Produkt nicht anerkennt? Steht dazu etwas im Vertrag?

Lohnabrechnung und Betrieb

5. Welche Schnittstellen zur Lohnabrechnung gibt es, und was müssen wir monatlich manuell tun?
6. Wie werden Eintritte, Austritte, Elternzeit und Langzeiterkrankung abgebildet?
7. Was passiert mit Restguthaben bei Austritt oder Vertragsende?

Datenschutz und IT

8. Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor, und wo werden die Daten gespeichert?
9. Welche Daten über das Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden sehen wir als Arbeitgeber? Das ist auch für den Betriebsrat relevant, weil § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG technische Einrichtungen erfasst, die Verhalten oder Leistung überwachen können.

Kosten und Vertrag

10. Wie setzen sich die Kosten zusammen: Gebühr pro Kopf und Baustein, Einrichtung, Karten, Mindestgebühr?
11. Wie lang sind Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, und wie kommen wir mit unseren Daten wieder heraus?
12. Zahlen wir für alle Beschäftigten oder nur für aktive Nutzer?

Was Plattformen kosten: 1,20 bis 9 Euro pro Kopf und Monat

Öffentliche Preislisten zweier Anbieter nennen 1,20 bis 9 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Probonio berechnet für einzelne Bausteine wie die Internetpauschale 1,20 Euro, für den Gutschein-Baustein etwa 2,40 Euro und 9 Euro für ein flexibles Budget-Paket, mit einer Mindestgebühr von 12 Euro netto pro Monat. hrmony nennt ab 1,50 Euro für das Einstiegspaket und ab 7,50 Euro für alle Bausteine. Beides sind Anbieterangaben, Stand Oktober 2026.

Die Gebühr allein sagt wenig. Rechnen Sie die Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit für Ihre Mitarbeiterzahl aus, mit allen einmaligen Posten. Eine Aufschlüsselung mit Beispielrechnung zum Netto-Vorteil finden Sie unter Was kosten Mitarbeiter-Benefits?.

Fünf Fallstricke mit Finanzamt und Belegschaft

An diesen fünf Stellen gibt es leicht Ärger, mit dem Finanzamt oder mit der Belegschaft.

• Schlägt ein Anbieter vor, Brutto in Sachbezug umzuwandeln, sollten Sie skeptisch werden. § 8 Abs. 4 EStG verlangt, dass der Lohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird.
• Jedes zusätzliche Modul kostet Gebühr. Nutzt es niemand, zahlen Sie für eine leere Kachel in der App.
• Läuft schon eine bKV mit Direktzahlung oder ein Tankgutschein, ist ein Teil der Grenze verbraucht.
• Ein regional begrenzter Gutschein ist steuerlich sauber, nützt aber wenig, wenn in der Region Ihrer Beschäftigten kaum Läden teilnehmen. Lassen Sie sich die Akzeptanzstellen für Ihre Standorte zeigen.
• Viele Vergleichsseiten zum Thema betreiben Anbieter selbst. Das ist legitim. Neutral sind sie damit nicht.

Pilot vor dem Vertrag: fünf Testfälle

In der Verkaufsdemo läuft alles glatt. Bitten Sie deshalb um einen Testzugang oder eine Pilotphase mit einer kleinen Gruppe, etwa einem Team oder einem Standort, und spielen Sie dabei bewusst die schwierigen Fälle durch.

• Ein voller Abrechnungsmonat: Lassen Sie den Export in Ihre Lohnsoftware laufen und vergleichen Sie das Ergebnis mit einer manuellen Kontrollrechnung.
• Der Grenzfall 50 Euro: Legen Sie für einen Testmitarbeiter zwei Bausteine an, die zusammen über 50 Euro liegen würden. Warnt das System, oder wird der Betrag einfach ausgezahlt?
• Ein Austritt mitten im Monat: Wie wird anteilig gerechnet, und was passiert mit dem Kartenguthaben?
• Ein fehlerhafter Beleg: Laden Sie einen unvollständigen Beleg hoch, etwa eine Kita-Rechnung ohne Namen. Wird er abgelehnt?
• Der Support: Stellen Sie eine Frage per Mail und per Telefon und messen Sie die Antwortzeit.

Wir würden ohne diesen Test keinen Vertrag unterschreiben. Ein paar Wochen Pilot sind billiger als eine Mindestlaufzeit mit fehlerhaftem Lohnexport.

Einführung: So kommt der Benefit bei den Mitarbeitenden an

Eine Plattform, die niemand aktiviert, kostet nur Gebühren. Behandeln Sie die Einführung als kleines Projekt. Vorab gibt es eine kurze Info mit den Regeln und eine Anleitung, wie man Karte oder App freischaltet. Für Fragen braucht es eine feste Ansprechperson in HR. Fragen Sie den Anbieter, welche Materialien er dafür bereitstellt und ob er die Nutzungsquote anonymisiert auswertet. Eine niedrige Aktivierungsquote nach drei Monaten ist ein Zeichen, dass Bausteine oder Kommunikation nicht passen.

Entscheiden mit einer gewichteten Bewertungsmatrix

Legen Sie die Gewichte fest, bevor Sie die erste Demo sehen. Danach ist der Eindruck schon gesetzt. Ein Vorschlag für die Bewertungsmatrix: 30 Prozent Steuer-Konformität und Abwicklung, 25 Prozent Lohnexport, 20 Prozent Kosten, 15 Prozent Datenschutz und 10 Prozent Nutzerfreundlichkeit. Passen Sie die Werte an Ihre Lage an. Wie Sie eine solche Matrix aufbauen, zeigt der Leitfaden Personaldienstleister ausschreiben.

Sind Sie bei einem Kartenmodell unsicher, können Sie vor dem Start eine Anrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt einholen (§ 42e EStG). So klären Sie die lohnsteuerliche Behandlung, bevor die ersten Monate abgerechnet sind.

Nächste Schritte

1. Klären Sie Budget, Zielgruppe und Bausteine intern.
2. Schicken Sie die zwölf Fragen an zwei bis vier Anbieter.
3. Lassen Sie sich einen Testmonat mit echtem Lohnexport zeigen.
4. Stimmen Sie Betriebsvereinbarung und Benefit-Richtlinie ab.

Die steuerlichen Grundlagen erklärt der Ratgeber Steuerfreie Benefits. Einen Überblick über Modelle und Anbietertypen finden Sie unter Mitarbeiter-Benefits und BGM. Angebote können Sie über Anbieter finden anfragen.