Zeitarbeitsfirma auswählen: Checkliste für Entleiher

Fehlt dem Verleiher die Erlaubnis, gilt der Leiharbeitnehmer unter Umständen als bei Ihnen angestellt. Zahlt er Sozialversicherungsbeiträge nicht, haften Sie wie ein Bürge. Als Entleiher tragen Sie also einen Teil des rechtlichen Risikos, und die Auswahl einer Zeitarbeitsfirma ist mehr als ein Preisvergleich. Deshalb gehören Nachweise an den Anfang jeder Prüfung.

Diese Checkliste ist in vier Stufen aufgebaut: Pflichtnachweise, Kalkulation, Leistung im Einsatz, Vertrag. Sie eignet sich für die Auswahl eines einzelnen Verleihers ebenso wie für den Aufbau einer kleinen Lieferantenliste.

Was Sie vor der Anbietersuche festhalten sollten

Eine präzise Anfrage macht Angebote vergleichbar. Halten Sie vor dem ersten Kontakt fest:

• Tätigkeit und Anforderungen, möglichst mit Ihrer internen Stellenbeschreibung
• Anzahl der Personen, Beginn und voraussichtliche Dauer
• Arbeitszeit, Schichtmodell, Einsatzort
• Ihre Branche und ob ein Branchenzuschlagstarif gilt (zum Beispiel Metall und Elektro, Chemie, Kunststoff)
• Vergleichsentgelt eines Stammbeschäftigten mit derselben Tätigkeit
• Ob eine spätere Übernahme denkbar ist

Das Vergleichsentgelt brauchen Sie ohnehin. Nach § 12 AÜG müssen Sie im Überlassungsvertrag die wesentlichen Arbeitsbedingungen einschließlich des Arbeitsentgelts vergleichbarer Arbeitnehmer angeben, soweit kein Tarifvertrag davon abweicht. Auch für Equal Pay nach neun Monaten und für die Deckelung von Branchenzuschlägen kommt es darauf an.

Stufe 1: Sechs Pflichtnachweise als Ausschlusskriterien

Fehlt einer dieser Nachweise, verhandeln Sie nicht weiter.

1. Die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung der Bundesagentur für Arbeit. Sie wird zunächst für ein Jahr erteilt und kann nach drei Jahren erlaubter Tätigkeit unbefristet erteilt werden (§ 2 AÜG). Prüfen Sie Datum, Befristung und Firmierung.
2. Eine Erklärung im Vertrag, dass die Erlaubnis besteht. Das schreibt § 12 Abs. 1 AÜG vor.
3. Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen, bei denen die Leiharbeitnehmer versichert sind, und der Berufsgenossenschaft. Nach § 28e Abs. 2 SGB IV haften Sie für die Sozialversicherungsbeiträge der überlassenen Beschäftigten wie ein selbstschuldnerischer Bürge.
4. Die Bescheinigung in Steuersachen vom Finanzamt.
5. Tarifbindung oder Tarifanwendung, in der Praxis meist das GVP/DGB-Tarifwerk, dazu ein Nachweis, wie Branchenzuschläge abgerechnet werden.
6. Eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckung für Schäden, die Leiharbeitnehmer in Ihrem Betrieb verursachen. Lassen Sie sich Deckungssumme und Ausschlüsse zeigen.

Einmal anfordern reicht nicht. Vereinbaren Sie im Rahmenvertrag, dass der Verleiher sie regelmäßig, zum Beispiel halbjährlich, neu vorlegt.

Stufe 2: Die Kalkulation mit sechs Fragen prüfen

Der Verrechnungssatz ergibt sich aus Tariflohn mal Kalkulationsfaktor. Anbieter nennen Faktoren zwischen 1,5 und 2,5. Die Details stehen auf der Seite Zeitarbeit: Kosten und Verrechnungssätze. Für die Auswahl stellen Sie diese Fragen:

7. In welche Entgeltgruppe des Tarifs wird die Tätigkeit eingeordnet, und warum? Ein günstiger Satz entsteht oft durch eine niedrige Gruppe.
8. Bekommen Sie ein Preisblatt je Entgeltgruppe? Ein Mischpreis lässt sich nicht vergleichen.
9. Gibt es eine Preistabelle je Zuschlagsstufe, und wie wird die Deckelung auf das Vergleichsentgelt berücksichtigt?
10. Wird bei Tariferhöhungen nur die Lohnerhöhung weitergegeben oder der volle Faktor darauf? Der aktuelle GVP/DGB-Tarif sieht nach der Erhöhung zum 1. September 2026 einen weiteren Schritt zum 1. April 2027 vor.
11. Welche Zuschläge gelten für Überstunden, Nacht, Sonn- und Feiertage, mit welchem Prozentsatz und auf welcher Basis?
12. Wie ist die Übernahmevergütung geregelt? Sie muss nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nach der vorherigen Einsatzdauer gestaffelt sein (Urteil vom 11. März 2010, III ZR 240/09). Eine starre Pauschale ist ein Warnsignal.

Stufe 3: Woran Sie eine gute Disposition erkennen

Die Disposition ist die Abteilung des Verleihers, die Personal auswählt, einsetzt und betreut. Hier entscheidet sich, ob der Einsatz im Alltag funktioniert.

13. Es gibt eine feste Ansprechperson mit Vertretung und vereinbarter Erreichbarkeit.
14. Die Reaktionszeit für Personalanfragen und für Ersatz bei Ausfall ist festgelegt.
15. Wie prüft der Verleiher Qualifikationen, Zertifikate und Sprachkenntnisse vor dem Einsatz?
16. Hat der Verleiher Erfahrung in Ihrer Branche und mit ähnlichen Tätigkeiten?
17. Wer stellt die Schutzausrüstung, wer übernimmt die arbeitsmedizinische Vorsorge? Die arbeitsschutzrechtlichen Pflichten am Arbeitsplatz liegen nach § 11 Abs. 6 AÜG bei Ihnen als Entleiher, die Abstimmung mit dem Verleiher gehört deshalb in den Vertrag.
18. Überwacht der Verleiher die Einsatzdauer jedes Leiharbeitnehmers bei Ihnen, auch über Unterbrechungen hinweg?
19. Besucht der Verleiher seine Beschäftigten vor Ort? Gibt es Feedbackgespräche mit Ihnen?

Fragen Sie nach Kennzahlen, die der Verleiher selbst erhebt, etwa Besetzungsquote oder Abbruchquote in den ersten Wochen. Wir würden weniger auf die Werte selbst achten als darauf, ob er sie überhaupt kennt. Wer nicht weiß, wie oft Einsätze früh abbrechen, kann auch nichts dagegen tun.

Stufe 4: Was in den Überlassungsvertrag gehört

Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag braucht die Textform und muss ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet sein. Prüfen Sie zusätzlich:

20. Jeder Leiharbeitnehmer wird vor Einsatzbeginn mit Bezug auf den Vertrag konkretisiert.
21. Der Verleiher muss Sie sofort informieren, wenn die Erlaubnis wegfällt oder nicht verlängert wird.
22. Sie dürfen bei fehlender Eignung einen Austausch verlangen, mit Frist und ohne Zusatzkosten.
23. Kündigungsfristen gibt es für einzelne Einsätze und für den Rahmenvertrag.
24. Die Haftung für Schäden und Auswahlverschulden ist geregelt.
25. Beim Datenschutz ist klar, welche Daten der Leiharbeitnehmer Sie erhalten und wie Stundennachweise verarbeitet werden.

Die gesetzlichen Pflichten, die Sie unabhängig vom Vertrag treffen, beschreibt der Leitfaden AÜG-Pflichten des Entleihers.

Angebote mit einem Punkteschema vergleichen

Ein einfaches Bewertungsschema verhindert, dass am Ende nur der Stundensatz zählt. Die Gewichtung unten ist ein Vorschlag, passen Sie sie an Ihren Bedarf an.

Multiplizieren Sie die Bewertung mit dem Gewicht und addieren Sie. Wer die Pflichtnachweise nicht erfüllt, scheidet vor der Bewertung aus. Wie wir auf peoplepleaser selbst Anbieter einordnen, steht unter So sortieren wir.

Sechs Fragen für das Erstgespräch

Ein Gespräch von 30 Minuten zeigt oft mehr als ein Hochglanzprofil. Diese offenen Fragen helfen, Antworten zu vergleichen:

1. Welche Einsätze haben Sie in den letzten zwölf Monaten für Betriebe unserer Größe und Branche besetzt, und wie lange liefen sie?
2. Wie viele Kandidaten für diese Tätigkeit haben Sie aktuell verfügbar, und wie viele müssten Sie erst gewinnen?
3. Wer ist unsere Ansprechperson, wie viele Kunden betreut sie, und wer vertritt sie im Urlaub?
4. Wie gehen Sie vor, wenn ein Leiharbeitnehmer am ersten Tag nicht erscheint?
5. Wie stellen Sie sicher, dass Höchstüberlassungsdauer und Equal-Pay-Frist eingehalten werden, wenn Ihre Beschäftigten zwischendurch bei anderen Kunden waren?
6. Wie berechnen Sie die Übernahmevergütung nach drei, sechs und zwölf Monaten Einsatz?

Notieren Sie die Antworten direkt in Ihrem Bewertungsschema. Konkrete Antworten mit Zahlen, Namen und Abläufen sind ein gutes Zeichen. Allgemeine Versprechen wie „wir finden immer jemanden“ helfen bei der Bewertung nicht.

Sechs Warnsignale, die Sie ernst nehmen sollten

• Der Verleiher möchte einen „Werkvertrag“ oder „Dienstvertrag“, obwohl die Kräfte nach Ihren Weisungen arbeiten sollen
• Die Erlaubnis wird „nachgereicht“, oder der Bescheid lautet auf eine andere Firma
• Ein Satz liegt deutlich unter vergleichbaren Angeboten, ohne dass die Eingruppierung erklärt wird
• Kein Preisblatt für Branchenzuschläge, obwohl Ihre Branche einen Zuschlagstarif hat
• Hohe Übernahmepauschale ohne Staffel
• Personal soll schon starten, bevor der Vertrag in Textform vorliegt

Nächste Schritte

Schicken Sie zwei bis drei Verleihern dieselbe schriftliche Anfrage und fordern Sie die Pflichtnachweise gleich mit an. Bei mehreren Standorten oder regelmäßigem Bedarf hilft der Leitfaden zur Ausschreibung von Personaldienstleistern. Grundlagen zu Ablauf und Vertragsmodellen finden Sie im Hub Zeitarbeit, passende Anbieter über Anbieter finden.