Lohnabrechnung outsourcen: Kosten pro Abrechnung 2026

6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Monat berechnet ein Steuerberater nach § 34 StBVV, wenn er alle Daten aus Ihren Stundenzetteln selbst erfasst. Ein Lohnbüro, dem Sie die Bewegungsdaten fertig über ein Portal liefern, liegt am unteren Ende. Was Sie zahlen, hängt also vor allem daran, wer abrechnet und wie viel Vorarbeit Sie leisten.

Alle Preise auf dieser Seite sind Nettopreise. Bei Lohnbüros handelt es sich um öffentlich einsehbare Anbieterangaben, abgerufen am 2. Oktober 2026. Sie taugen zur Orientierung. Marktdurchschnitte sind es nicht.

Preis pro Mitarbeiter: 8,50 bis 30 Euro je Abrechnung

Die laufende Abrechnung kostet meist 8,50 bis 30 Euro je Mitarbeitenden und Monat. Wo Sie in dieser Spanne landen, hängt am Anbietertyp und am Leistungsumfang.

Die StBVV-Beträge gelten seit dem 1. Juli 2025. Mit der Fünften Änderungsverordnung wurden die Gebühren nach § 34 laut Steuerberaterkammer Düsseldorf im Schnitt um rund 9 Prozent angehoben.

Vorsicht beim Vergleich: Die niedrigen Sätze nach § 34 Abs. 3 und 4 StBVV gelten nur, wenn Sie selbst einen großen Teil der Arbeit erledigen. Neben den Komplettpreis eines Lohnbüros gehören sie deshalb nicht.

Wie ein Steuerberater abrechnet: drei Regeln der StBVV

Der Steuerberater rechnet nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab, es sei denn, Sie vereinbaren etwas anderes. Die StBVV gibt für die Lohnbuchführung Rahmengebühren vor. Innerhalb des Rahmens bestimmt der Berater die konkrete Gebühr nach Umfang und Schwierigkeit.

Für den Einkauf zählen drei Regeln.

1. Die monatliche Lohnsteuer-Anmeldung ist nach § 34 Abs. 6 StBVV mit der Abrechnungsgebühr abgegolten.
2. Alles, was über die laufende Abrechnung hinausgeht, rechnet der Berater nach § 34 Abs. 5 als Zeitgebühr ab. Die beträgt nach § 13 StBVV 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, umgerechnet 66 bis 164 Euro pro Stunde.
3. Höhere oder niedrigere Pauschalen sind zulässig, wenn sie in Textform als Vergütungsvereinbarung getroffen werden (§ 4 StBVV). Der Berater muss Sie auf diese Möglichkeit hinweisen.

Der Preis pro Abrechnung ist beim Steuerberater also nur die halbe Auskunft. Fragen Sie auch nach dem Stundensatz für Sonderarbeiten und nach typischen Monatsrechnungen vergleichbarer Mandanten.

Lohnbüro, Steuerberater, Online-Anbieter: sechs Kriterien im Vergleich

Lohnbüros sind beim reinen Abrechnungspreis oft günstiger. Steuerberatung bekommen Sie dort allerdings nicht. Lohnbüros dürfen nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung übernehmen, nicht aber steuerlich beraten. Wenn Sie Fragen zur Gestaltung von Gehaltsbestandteilen haben, brauchen Sie dafür weiterhin einen Steuerberater.

Neun Zusatzleistungen, die extra kosten können

Liegt die Monatsrechnung über dem beworbenen Festpreis, stecken meist Zusatzleistungen dahinter. Fragen Sie vor Vertragsschluss nach diesen neun Positionen:

Lohnhelden und lohn24 geben an, dass laufende Meldungen und Standardbescheinigungen im Festpreis enthalten sind. Lesen Sie trotzdem das Leistungsverzeichnis. Ein Festpreis deckt selten jeden Sonderfall ab.

Beispielrechnung: 40 Beschäftigte im ersten Jahr

Die Modellrechnung beruht auf den genannten Listenpreisen und Gebührenrahmen. Sie zeigt, wie sich die Positionen zusammensetzen. Ein konkretes Angebot ersetzt sie nicht. Annahme: 40 Beschäftigte, monatliche Abrechnung, Start zum Jahresbeginn, keine Branchenkassen.

Zwei Hinweise dazu. Erstens bildet die Rahmenmitte beim Steuerberater keinen Marktpreis ab. Viele Berater arbeiten mit Pauschalvereinbarungen, die darunter oder darüber liegen. Zweitens ist beim Steuerberater die Lohnsteuer-Anmeldung gesetzlich eingeschlossen. Bei Lohnbüros steht der Umfang im Vertrag.

Rechnen Sie außerdem Ihren internen Aufwand ein. Auch nach dem Outsourcing braucht jemand Zeit, um Stunden, Fehlzeiten, Eintritte und Austritte zu sammeln und die Abrechnung freizugeben.

Was ein Fehler kostet: 1 Prozent Säumniszuschlag pro Monat

Fehler kosten vor allem dann Geld, wenn Beiträge zu spät oder zu niedrig gezahlt werden. Für Sozialversicherungsbeiträge, die nicht bis zum Fälligkeitstag gezahlt sind, fällt nach § 24 SGB IV für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von 1 Prozent des rückständigen, auf 50 Euro abgerundeten Betrags an. Diese Kosten trägt gegenüber der Krankenkasse der Arbeitgeber.

Ein sehr günstiger Preis pro Abrechnung bleibt nur günstig, wenn die Qualität stimmt. Wir würden im Vertrag immer festhalten, wer bei nachweislichen Fehlern des Dienstleisters Säumniszuschläge und Korrekturaufwand trägt, weil § 24 SGB IV die Zuschläge zunächst beim Arbeitgeber ansetzt.

Angebote fair vergleichen in fünf Schritten

Ein fairer Vergleich gelingt nur, wenn alle Anbieter auf dieselbe Leistungsbeschreibung anbieten. Gehen Sie so vor:

1. Beschreiben Sie Ihre Struktur: Zahl der Beschäftigten, Minijobs, Werkstudierende, Tarifbindung, Zuschläge, Dienstwagen, betriebliche Altersversorgung.
2. Listen Sie die Sonderfälle der letzten zwölf Monate auf, etwa Elternzeit, Krankengeld, Kurzarbeit.
3. Fragen Sie den Gesamtpreis für ein ganzes Jahr ab.
4. Lassen Sie sich Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Kosten für den Datenexport schriftlich geben.
5. Fragen Sie, wie Preisanpassungen geregelt sind.

Mehr zum Ablauf finden Sie im Leitfaden Lohnabrechnung auslagern. Wer bereits einen Dienstleister hat und unzufrieden ist, findet die nötigen Schritte in der Checkliste zum Payroll-Anbieterwechsel.

Nächste Schritte

• Grundlagen und Anbietertypen: Payroll-Outsourcing im Überblick
• Software-Alternative prüfen: Was HR-Software kostet
• Vergleichbare Angebote einholen: Anbieter finden