Payroll-Anbieter wechseln: Checkliste zum Jahreswechsel

Bis zum 15. Februar müssen die Jahresmeldungen zur Sozialversicherung übermittelt sein, bis Ende Februar die Lohnsteuerbescheinigungen. Wer den Lohnabrechnungs-Dienstleister zum Jahreswechsel tauscht, hat beide Fristen nach dem Wechsel vor sich. Bleibt die Zuständigkeit ungeklärt, verweisen im Februar beide Anbieter auf den jeweils anderen.

Gut vorbereitet ist der Wechsel kein großes Projekt. Diese Checkliste ist auf den häufigsten Fall ausgelegt, den Wechsel zum 1. Januar. Sie gilt für alle Anbietertypen: Steuerberater, Lohnbüro und Online-Anbieter. Prüfen Sie die Fristen Ihres bestehenden Vertrags, bevor Sie mit Schritt 1 beginnen.

Warum der 1. Januar der beste Wechseltermin ist

Der Jahreswechsel ist der natürliche Schnitt, weil die Lohnkonten nach § 41 EStG für jedes Kalenderjahr geführt werden. Wechseln Sie zum 1. Januar, beginnt der neue Anbieter mit leeren Jahreswerten. Der bisherige Anbieter schließt das alte Jahr vollständig ab.

Bei einem Wechsel im laufenden Jahr muss der neue Anbieter für jeden Beschäftigten die bisherigen Jahressummen übernehmen: steuerpflichtiger Lohn, einbehaltene Lohnsteuer, Sozialversicherungsentgelte, Einmalzahlungen. Fehler bei dieser Übernahme fallen oft erst bei der Lohnsteuerbescheinigung im Folgejahr auf.

Fristen für den Abschluss des alten Jahres

Diese Fristen betreffen das alte Jahr und liegen nach dem Wechsel. Sie müssen deshalb ausdrücklich beim bisherigen Anbieter bleiben oder vertraglich an den neuen übergehen.

Die Jahresmeldung soll laut § 10 DEÜV mit der ersten Abrechnung des neuen Jahres erfolgen. Bei einem Wechsel zum 1. Januar ist das die erste Abrechnung beim neuen Anbieter. Klären Sie deshalb ausdrücklich, wer sie übermittelt.

Zeitplan ab Juli für den Wechsel zum 1. Januar

Ein Zeitplan beginnt mit der Kündigungsfrist Ihres bestehenden Vertrags und rechnet von dort rückwärts. Die Aufteilung ist ein Planungsvorschlag. Gesetzlich vorgegeben ist sie nicht. Bei kurzen Kündigungsfristen lässt sie sich verdichten.

Planen Sie Puffer ein. Im Dezember sind viele Lohnbüros und Steuerkanzleien mit Jahresabschlüssen und Gesetzesänderungen ausgelastet.

Checkliste: Vorbereitung ab Sommer

1. Lesen Sie den bestehenden Vertrag: Kündigungsfrist, Kündigungstermin, Datenherausgabe und Kosten am Vertragsende. Manche Anbieter sind monatlich kündbar, andere haben Mindestlaufzeiten.
2. Schreiben Sie auf, warum Sie wechseln. Was soll der neue Anbieter besser machen? Aus dieser Liste wird Ihre Anforderungsbeschreibung.
3. Beschreiben Sie Beschäftigtenstruktur, Tarif, Gehaltsbestandteile, Sonderfälle und Schnittstellen. Hinweise dazu im Leitfaden Lohnabrechnung auslagern.
4. Holen Sie mindestens drei Angebote auf Basis derselben Beschreibung ein und vergleichen Sie Jahrespreise inklusive Einrichtung. Orientierung zu Preisen gibt die Seite Kosten für Payroll-Outsourcing.
5. Schließen Sie den neuen Vertrag mit Leistungsverzeichnis, Datenlieferfristen und Haftungsregelung. Bei Lohnbüros und Online-Anbietern kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO dazu. Steuerberater sind nach § 11 Abs. 2 StBerG selbst Verantwortliche, dort entfällt dieser Vertrag.

Checkliste: Kündigung und Abgrenzung

6. Kündigen Sie fristgerecht, schriftlich und mit Bestätigung.
7. Legen Sie schriftlich fest, wer die Lohnsteuerbescheinigungen, die Jahresmeldungen und die Unfallversicherungs-Jahresmeldung für das alte Jahr erstellt. Wir würden diese Arbeiten beim bisherigen Anbieter lassen, auch wenn er sie gesondert abrechnet, weil er die Lohnkonten des Jahres geführt hat.
8. Vereinbaren Sie die Herausgabe von Lohnkonten, Lohnjournalen, Beitragsnachweisen und Meldungen des laufenden und der Vorjahre, in einem lesbaren Format. Bei Auftragsverarbeitern muss der Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO die Rückgabe oder Löschung nach Vertragsende regeln.
9. Klären Sie, wie Sie während der Aufbewahrungsfristen auf alte Lohnunterlagen zugreifen. Neben § 41 EStG gelten für Buchungsbelege nach § 147 AO acht Jahre.
10. Beenden oder übertragen Sie zum Stichtag Portalzugänge, Vollmachten und Zertifikate, die der alte Anbieter für Sie nutzt.

Checkliste: Übergabe an den neuen Anbieter

11. Liefern Sie die Stammdaten aller Beschäftigten: Name, Anschrift, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung, Eintrittsdatum, Arbeitszeit, Vergütung.
12. Übergeben Sie Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen zu Dienstwagen, betrieblicher Altersversorgung, Sachbezügen, Pfändungen.
13. Klären Sie den ELStAM-Abruf. Der Arbeitgeber muss die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Bundeszentralamt für Steuern abrufen und monatlich auf Änderungen prüfen (§ 39e EStG). Stellen Sie sicher, dass der neue Anbieter das ab Januar für alle Beschäftigten tut.
14. Geben Sie die betrieblichen Daten weiter: Betriebsnummer, Unfallversicherungsträger mit Mitgliedsnummer, Umlagekassen, Tarifvertrag, gegebenenfalls Sozialkassen.
15. Testen Sie die Schnittstellen, also den Import aus der Zeiterfassung oder HR-Software und den Export der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung und der Zahlungsdatei an die Bank.
16. Prüfen Sie die Einrichtungskosten. Beim Steuerberater fallen nach § 34 Abs. 1 StBVV 6 bis 19 Euro je Arbeitnehmer an, Lohnbüros berechnen eigene Gebühren, Lohnhelden etwa 10 Euro je Mitarbeitenden.

Checkliste: Die ersten drei Monate

17. Prüfen Sie die erste Abrechnung parallel. Wenn möglich, lassen Sie den Januar zusätzlich vom alten System rechnen oder vergleichen Sie Nettobeträge mit dem Dezember, bereinigt um die Änderungen zum Jahreswechsel.
18. Lassen Sie sich bis Mitte Februar bestätigen, dass alle Jahresmeldungen und die Unfallversicherungs-Jahresmeldung übermittelt sind.
19. Kontrollieren Sie die Lohnsteuerbescheinigungen. Bis Ende Februar müssen sie beim Finanzamt sein. Die Beschäftigten erhalten einen Ausdruck oder eine Kopie.
20. Sammeln Sie Rückfragen der Beschäftigten. Fragen zu Entgeltnachweisen in den ersten Monaten weisen oft auf falsch übernommene Stammdaten hin.
21. Setzen Sie nach drei Monaten ein Abstimmungsgespräch an. Was funktioniert, wo hakt die Datenlieferung, welche Fristen müssen angepasst werden?

Was Sie den Beschäftigten mitteilen müssen

Informieren müssen Sie zumindest über die Datenschutzhinweise. Nach Art. 13 Abs. 1 Buchst. e DSGVO gehören die Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten zu den Pflichtinformationen. Wechselt der Abrechnungsdienstleister, sollten Sie die Hinweise für Beschäftigte aktualisieren. Praktisch hilfreich ist außerdem eine kurze Mitteilung, ab wann Entgeltnachweise anders aussehen oder über ein neues Portal kommen, und an wen sich Beschäftigte bei Fragen wenden.

Fünf typische Fehler an den Übergängen

Die Abrechnung selbst ist selten das Problem. Fehler entstehen dort, wo Zuständigkeiten wechseln, und zwar an fünf Stellen.

Die Jahresarbeiten sind ungeklärt. Der alte Anbieter hält den Auftrag mit der Dezemberabrechnung für erledigt, der neue fühlt sich für das Vorjahr nicht zuständig.

Sonderfälle fehlen in den Stammdaten. Pfändungen, Vorschüsse, Elternzeit oder Altersteilzeit stehen nicht in den Standardfeldern und gehen bei der Übergabe verloren.

Lohnarten heißen bei jedem Anbieter anders. Ohne Zuordnungstabelle werden Zuschläge oder Sachbezüge falsch behandelt.

Im Januar ruft niemand die ELStAM ab. Dann rechnet der neue Anbieter mit veralteten Steuerklassen oder Freibeträgen, und den Beschäftigten fällt es meist erst auf, wenn der Nettolohn abweicht.

Ausgeschiedene Beschäftigte werden vergessen. Auch wer im alten Jahr gegangen ist, braucht eine Lohnsteuerbescheinigung, steht aber nicht mehr in der aktuellen Personalliste.

Gegen alle fünf hilft dasselbe: eine schriftliche Übergabeliste, die beide Anbieter bestätigen.

Wann ein Wechsel im laufenden Jahr sinnvoll ist

Ein Wechsel im laufenden Jahr ist sinnvoll, wenn der bisherige Anbieter seine Leistung nicht mehr verlässlich erbringt, etwa bei wiederholt verspäteten Meldungen. Dann wiegt das Risiko weiterer Fehler schwerer als der Mehraufwand der Datenübernahme. Planen Sie in diesem Fall den Wechsel zu einem Monatsersten und lassen Sie sich die kumulierten Jahreswerte vom alten Anbieter in einer Form bestätigen, die der neue übernehmen kann.

Wenn Sie überlegen, die Abrechnung wieder ins Haus zu holen oder durch eine Software zu ergänzen, lohnt ein Blick auf HR-Software und Lohnmodule.

Nächste Schritte

• Grundlagen zum Outsourcing: Payroll-Outsourcing im Überblick
• Neue Angebote einholen: Anbieter finden