Personalvermittler beauftragen: Vertrag, Garantie, Exklusivität

Rund 4.070 Unternehmen in Deutschland haben laut GVP ihren Schwerpunkt in der Personalvermittlung, eine Erlaubnis brauchen sie seit 2002 nicht mehr. Einen Vermittler finden Sie also schnell. Ob es mit ihm klappt, hängt dann an drei Dingen, die Sie selbst in der Hand haben: am Briefing, am Vertrag und daran, wie Sie den Auftrag führen.

Dieser Ratgeber folgt dem Ablauf eines Auftrags. Er setzt voraus, dass Sie sich für eine Vermittlung entschieden haben. Wenn das noch offen ist, hilft zuerst der Vergleich Personalvermittlung oder Zeitarbeit.

Was in ein gutes Briefing gehört: acht Bausteine

Ein Briefing ist die schriftliche Beschreibung der Stelle und des Prozesses. Mit ihm spricht der Vermittler Kandidaten an und sortiert vor. Ist es dünn, kommen die falschen Profile, und zwar langsam.

Nennen Sie das Gehaltsband offen. Der Vermittler muss Kandidaten früh sagen können, ob die Stelle für sie in Frage kommt, sonst scheitern Prozesse am Ende an der Vergütung.

Den passenden Vermittler auswählen: fünf Prüfpunkte

Wer Ihre Berufsgruppe kennt, hat passende Leute im Netzwerk und kann einschätzen, was sie können. Das zählt mehr als die Größe der Agentur. Fragen Sie vor der Beauftragung:

1. Welche vergleichbaren Positionen hat der Vermittler in den letzten zwölf Monaten besetzt?
2. Wie sucht er, und wie prüft er? Führt er strukturierte Interviews und Referenzgespräche, stellt er Fachfragen?
3. Gibt er Profile nur mit Einwilligung der Kandidaten weiter? Wer Ihnen unaufgefordert Lebensläufe schickt, macht das vermutlich auch mit Ihren Daten.
4. Wer betreut Ihren Auftrag persönlich, und wie viele Aufträge hat diese Person gleichzeitig?
5. Können Sie Vertrag und AGB vorab bekommen? Lesen Sie beides, bevor Sie den ersten Kandidaten ansehen, denn viele Klauseln greifen schon mit der Vorstellung eines Profils.

Für die Anfrage bei mehreren Anbietern mit vergleichbaren Kriterien eignet sich eine kleine Ausschreibung, beschrieben im Leitfaden Personaldienstleister ausschreiben.

Welche Klauseln in den Vermittlungsvertrag gehören

Der Vermittlungsvertrag ist ein Maklervertrag nach §§ 652 ff. BGB. Der Anspruch auf das Honorar entsteht, wenn der Arbeitsvertrag infolge der Vermittlung zustande kommt. Alles Weitere, auch die Garantie, müssen Sie vereinbaren. Diese Punkte gehören ausdrücklich in den Vertrag:

Vorsicht bei einer langen Kandidatenschutzfrist zusammen mit einer weit gefassten Folgeeinstellungsklausel. Dann zahlen Sie unter Umständen noch Monate später für eine Einstellung, mit der der Vermittler nichts mehr zu tun hatte.

Garantie: fünf Fragen, die die Klausel beantworten muss

Die Garantie sichert Sie ab, wenn die eingestellte Person früh wieder geht. Ohne sie bleibt das Honorar in der Regel fällig.

Auf den neuen Mitarbeiter können Sie dieses Risiko nicht verlagern. Das Bundesarbeitsgericht hat am 20. Juni 2023 (1 AZR 265/22) eine vorformulierte Klausel für unwirksam erklärt, nach der ein Arbeitnehmer die Vermittlungsprovision bei Eigenkündigung innerhalb einer Frist erstatten sollte. Das Gericht sieht das Risiko einer kurzen Beschäftigungsdauer beim Arbeitgeber.

Eine gute Garantieklausel beantwortet fünf Fragen:

1. Wie lange gilt sie? Häufig orientiert sich die Dauer an der Probezeit, und die darf höchstens sechs Monate dauern (§ 622 Abs. 3 BGB).
2. Was bekommen Sie: eine Ersatzsuche ohne neues Honorar, eine anteilige Rückerstattung oder erst das eine, dann das andere?
3. Wie viel wird erstattet, wenn die Person in Monat eins, drei oder fünf geht?
4. Gilt die Garantie auch bei betriebsbedingter Kündigung oder wenn sich die Stelle wesentlich verändert hat? Üblich ist das nicht.
5. Bis wann müssen Sie den Austritt melden, und wie viel Zeit hat der Vermittler für den Ersatz?

Garantiezeiten sind Verhandlungssache. Ein Anbieter-Ratgeber beschreibt, dass nach drei Monaten häufig keine Rückerstattung mehr vorgesehen ist. Längere Garantien sind möglich, gehen aber oft mit einem höheren Honorarsatz einher. Die Kostenseite Personalvermittlung: Kosten und Honorare zeigt die Spannen.

Exklusiv oder parallel beauftragen: Vor- und Nachteile

Beim Erfolgshonorar ist es verbreitet, mehrere Vermittler gleichzeitig zu beauftragen. Das erhöht die Reichweite, hat aber Nebenwirkungen.

Wir würden bei Spezialisten mit einer exklusiven Phase von einigen Wochen beginnen und einen festen Termin für den Zwischenstand vereinbaren. Der Grund steht in der Tabelle: Der Vermittler legt sich mehr ins Zeug, und Kandidaten hören nicht von drei Agenturen dasselbe. Liefert er bis zum Zwischenstand keine passenden Profile, öffnen Sie den Auftrag.

Den Auftrag bis zur Einstellung steuern: Ihre eigenen Pflichten

Das Tempo eines Auftrags hängt auch an Ihnen. Im Barometer Personalvermittlung des GVP geben 85,6 Prozent der befragten Vermittler an, dass Ghosting in Bewerbungsprozessen in den letzten Jahren deutlich zugenommen hat, also Kandidaten, die sich ohne Absage nicht mehr melden. Je länger die Pausen zwischen den Gesprächsrunden, desto größer das Risiko. Legen Sie deshalb auch fest, was Sie selbst liefern:

• Feedback auf jedes Profil binnen weniger Arbeitstage, bei Absagen mit Begründung
• Interviewtermine, die Sie vorab im Kalender blocken
• ein wöchentlicher Status von 15 Minuten: wie viele angesprochen, wie viele im Gespräch, wie viele bei Ihnen
• ein überarbeitetes Briefing, sobald die ersten Profile zeigen, dass Anforderungen oder Gehalt nicht zum Markt passen
• ein schneller Angebotsprozess: Wer darf ein Angebot freigeben, und bis wann?

Halten Sie fest, wann welches Profil von wem vorgestellt wurde. Kommt es später zum Streit über Kandidatenschutz oder Doppelvorstellungen, ist diese Liste Ihr Beleg.

Nach der Einstellung: Garantiezeit begleiten und auswerten

Mit dem Arbeitsvertrag beginnt die Garantiezeit. Notieren Sie Beginn und Ende, und planen Sie Gespräche mit der neuen Person am Ende des ersten und dritten Monats. Wenn absehbar ist, dass es nicht passt, informieren Sie den Vermittler früh, damit die Ersatzsuche innerhalb der Frist beginnen kann.

Danach lohnt eine kurze Auswertung. Wie lange hat die Besetzung gedauert? Wie viele Profile kamen, wie viele passten? Mit diesen eigenen Zahlen verhandeln Sie beim nächsten Auftrag besser als mit jeder Branchenzahl.

Nächste Schritte

Schreiben Sie das Briefing nach der Tabelle oben, fordern Sie von zwei bis drei spezialisierten Vermittlern Vertrag und AGB an und vergleichen Sie die Klauseln, bevor Sie Profile annehmen. Grundlagen und Modelle finden Sie im Hub Personalvermittlung, passende Vermittler über Anbieter finden.