Trennungsgespräch fair führen: Vorbereitung, Ablauf, typische Fehler

Drei Wochen hat eine gekündigte Person Zeit, Kündigungsschutzklage zu erheben (§ 4 KSchG). Wie das Trennungsgespräch verläuft, prägt, ob die Trennung geordnet abläuft oder vor dem Arbeitsgericht endet. Für das Unternehmen ist es ein rechtliches Risiko und ein Signal an alle, die bleiben.

Für die betroffene Person ist das Gespräch oft ein Einschnitt, finanziell wie persönlich. Was Sie hier lesen, ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung im Einzelfall. Es hilft Ihnen aber, die rechtlichen Fragen vorher zu klären und das Gespräch selbst sauber aufzubauen. Rechtsstand ist der 2. Oktober 2026.

Was Sie vor dem Gespräch rechtlich klären müssen: acht Prüfpunkte

Ob eine Kündigung hält, entscheidet sich vor dem Gespräch. Klären Sie mit Ihrer Rechtsabteilung oder einer Fachanwältin für Arbeitsrecht mindestens diese Punkte:

Weitere Sonderkündigungsschutz-Tatbestände gibt es etwa in Elternzeit (§ 18 BEEG) und Pflegezeit (§ 5 PflegeZG). Klären Sie außerdem, ob ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung längere Fristen oder Unkündbarkeit vorsieht.

Kündigung oder Aufhebungsvertrag: die Folgen beider Wege

Beide Wege beenden das Arbeitsverhältnis, haben aber unterschiedliche Folgen für beide Seiten. Entscheiden Sie vor dem Gespräch, welchen Weg Sie anbieten.

Kündigung

Die betroffene Person kann innerhalb von drei Wochen nach Zugang Kündigungsschutzklage erheben (§ 4 KSchG). Bei einer betriebsbedingten Kündigung können Sie nach § 1a KSchG eine Abfindung von 0,5 Monatsverdiensten pro Beschäftigungsjahr anbieten, die fällig wird, wenn die Klagefrist ungenutzt verstreicht. Der Hinweis darauf muss in der Kündigungserklärung stehen.

Aufhebungsvertrag

Beide Seiten einigen sich auf ein Ende, oft mit Abfindung, Freistellung, Zeugnisregelung und Outplacement. Das gibt Planungssicherheit, hat für die betroffene Person aber ein Risiko beim Arbeitslosengeld (siehe unten). Das Bundesarbeitsgericht verlangt dabei ein faires Verhandeln: Ein Aufhebungsvertrag kann unwirksam sein, wenn er unter Verstoß gegen dieses Gebot zustande kommt (BAG, 7. Februar 2019, 6 AZR 75/18). Ein Angebot nur zur sofortigen Annahme ist nach einem späteren Urteil für sich genommen kein Verstoß (BAG, 24. Februar 2022, 6 AZR 333/21).

Sperrzeit beim Arbeitslosengeld: wann ein wichtiger Grund vorliegt

Wer das Arbeitsverhältnis selbst löst, etwa durch einen Aufhebungsvertrag, riskiert eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld. Sie dauert regulär zwölf Wochen (§ 159 Abs. 3 SGB III), es sei denn, es gibt einen wichtigen Grund.

Wann ein wichtiger Grund vorliegt, regeln die Fachlichen Weisungen der Bundesagentur für Arbeit (gültig ab 1. Juli 2026). Bei einem Aufhebungsvertrag ist das unter anderem der Fall, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Der Arbeitgeber hat eine Kündigung mit Bestimmtheit in Aussicht gestellt.
2. Die drohende Kündigung wäre betriebs- oder personenbedingt, nicht verhaltensbedingt.
3. Sie wäre zum selben oder einem früheren Zeitpunkt wirksam geworden.
4. Die Kündigungsfrist wäre eingehalten worden.
5. Die Person war nicht unkündbar.
6. Die Abfindung beträgt bis zu 0,5 Monatsgehälter pro Beschäftigungsjahr.

Wird die Kündigungsfrist nicht eingehalten und eine Abfindung gezahlt, kann der Anspruch auf Arbeitslosengeld zusätzlich nach § 158 SGB III ruhen. Diese Zusammenhänge sollten Sie kennen, weil die betroffene Person im Gespräch danach fragen wird. Beraten dürfen Sie sie dazu aber nicht verbindlich; verweisen Sie auf die Agentur für Arbeit oder eine eigene Rechtsberatung.

Pflichten gegenüber der Agentur für Arbeit: Hinweis und Freistellung

§ 2 Abs. 2 Nr. 3 SGB III verlangt, dass Arbeitgeber Beschäftigte vor der Beendigung frühzeitig über die Notwendigkeit eigener Suchaktivitäten und die Pflicht zur Arbeitsuchendmeldung informieren und sie dafür freistellen. Die betroffene Person muss sich nach § 38 SGB III spätestens drei Monate vor dem Ende arbeitsuchend melden; liegen zwischen Kenntnis und Ende weniger als drei Monate, innerhalb von drei Tagen. Nehmen Sie diesen Hinweis schriftlich in Ihre Unterlagen für das Gespräch auf.

Das Gespräch vorbereiten in sechs Schritten

1. Die Trennung ist endgültig entschieden und rechtlich geprüft. Wirkt die Entscheidung im Gespräch noch offen, wird daraus eine Verhandlung.
2. Die Rollen stehen fest. In der Regel führt die direkte Führungskraft, eine Person aus HR ist dabei. Mehr Leute im Raum wirken wie ein Tribunal.
3. Die Kernbotschaft ist aufgeschrieben, in zwei bis drei Sätzen mit Entscheidung, Grund und Zeitpunkt.
4. Die Unterlagen liegen bereit: Kündigungsschreiben oder Entwurf des Aufhebungsvertrags, Informationen zu Freistellung, Resturlaub, Zeugnis und Rückgabe von Arbeitsmitteln, der Hinweis zur Arbeitsuchendmeldung und das Angebot einer Outplacement-Beratung.
5. Der Rahmen passt. Ein ruhiger Raum ohne Glaswände, genug Zeit danach, und kein Termin direkt vor dem Urlaub der Führungskraft oder einem Feiertag, wenn danach niemand erreichbar ist.
6. Die Kommunikation danach ist geplant. Wann und wie erfahren Team und Kunden davon? Stimmen Sie die Formulierung nach Möglichkeit mit der betroffenen Person ab.

Ablauf in vier Schritten: die Entscheidung zuerst

Das Gespräch selbst hat vier Schritte. Die Entscheidung kommt gleich am Anfang, ohne lange Vorrede.

1. Einstieg und Entscheidung. Begrüßen Sie kurz und kommen Sie direkt zur Sache. Sagen Sie klar, dass das Arbeitsverhältnis endet, zu welchem Termin und aus welchem Grund. Verzichten Sie auf Small Talk vorab, er wirkt im Rückblick zynisch.
2. Reaktion zulassen. Schweigen, Wut, Tränen oder Widerspruch sind normal. Hören Sie zu und wiederholen Sie die Entscheidung, wenn nötig. Zur Diskussion steht sie nicht.
3. Nächste Schritte erklären: Freistellung, Zeugnis, Fristen, Ansprechperson in HR. Bieten Sie Unterstützung an, etwa eine Outplacement-Beratung, die seit 2021 nach § 3 Nr. 19 EStG für die Betroffenen steuerfrei ist.
4. Abschluss. Übergeben Sie die Unterlagen, vereinbaren Sie einen Folgetermin für offene Fragen und klären Sie, wie die Person den Arbeitsplatz verlässt.

Wenn Sie einen Aufhebungsvertrag anbieten, sollten Sie eine Bedenkzeit einräumen und auf die Möglichkeit hinweisen, sich beraten zu lassen. Das ist nicht in jedem Fall rechtlich vorgeschrieben. Wir würden es trotzdem immer tun: Das BAG verlangt seit 2019 faires Verhandeln, und eine Bedenkzeit ist der einfachste Beleg dafür, dass Sie fair verhandelt haben.

Sieben häufige Fehler im Trennungsgespräch

• Die Entscheidung verschleiern. Lange Einleitungen, Lob vorab oder „wir müssen über Ihre Zukunft sprechen“ verzögern die Botschaft und wirken unehrlich.
• Diskutieren. Wer den Grund im Gespräch verteidigt, öffnet eine Verhandlung über die Entscheidung selbst.
• Die Leistung schlechtreden. Bei betriebsbedingten Gründen gehört Leistungskritik nicht ins Gespräch. Außerdem kann sie in einem späteren Verfahren gegen Sie verwendet werden.
• Versprechen machen, die niemand halten kann. Sagen Sie nichts zu Abfindung, Zeugnisnote oder Weiterbeschäftigung zu, was nicht abgestimmt ist.
• Druck aufbauen. Drohungen oder ein Überrumpeln, etwa zu Hause oder während einer Krankheit, können einen Aufhebungsvertrag unwirksam machen. Das BAG hat dazu 2019 das Gebot fairen Verhandelns formuliert.
• Formfehler. Eine Kündigung per E-Mail oder ohne Anhörung des Betriebsrats ist unwirksam.
• Das Team vergessen. Die Verbleibenden erfahren es ohnehin. Eine kurze, respektvolle Information verhindert Gerüchte.

Nach dem Gespräch: Zugang dokumentieren, Team informieren

Dokumentieren Sie den Zugang der Kündigung, etwa mit Empfangsbestätigung oder Zeugen. Halten Sie den Folgetermin ein und beantworten Sie offene Fragen schriftlich. Stellen Sie sicher, dass Zeugnis, Arbeitspapiere und Abrechnung pünktlich kommen. Und informieren Sie das Team zu dem Zeitpunkt und in der Form, die Sie vorher festgelegt haben.

Nächste Schritte

Wenn Sie Outplacement anbieten wollen, sollte die Beratung schon vor dem Gespräch ausgewählt sein. Wie das geht, zeigt der Ratgeber Outplacement-Beratung auswählen. Was die Beratung kostet und wie sie steuerlich wirkt, steht auf der Seite Kosten für Outplacement. Für Führungskräfte, die solche Gespräche regelmäßig führen, kann ein Business Coaching zur Vorbereitung sinnvoll sein. Beratungen finden Sie über Anbieter finden.