Outplacement-Beratung auswählen: Einzel- oder Gruppenoutplacement?

Eine Trennung steht fest, das Gespräch ist geplant, und im Aufhebungsvertrag soll eine Beratung angeboten werden: Unter diesem Zeitdruck fällt meist die Wahl der Outplacement-Beratung. Gerade dann lohnt ein strukturierter Vergleich, denn die Unterschiede zwischen Anbietern sind groß, und die Betroffenen merken sie sofort.

Zwei Entscheidungen stehen an: Welche Form von Outplacement passt, und welche Beratung soll es sein? Der Text richtet sich an HR, Geschäftsführung und Einkauf. Kündigung und Aufhebungsvertrag streift er nur, dafür gibt es den Leitfaden zum Trennungsgespräch.

Einzel- oder Gruppenoutplacement: Was ist der Unterschied?

Die Formen unterscheiden sich in Intensität, Dauer und Preis. Laut BDU-Studie entfiel 2024 die Hälfte der Aufträge auf Projektoutplacement, 39 Prozent auf befristete und 11 Prozent auf unbefristete Einzeloutplacements.

Die Kostenangaben stammen von Anbietern, teils unter Berufung auf die BDU-Fachgruppe; eine aktuelle Honorarerhebung veröffentlicht der BDU nicht. Details stehen auf der Seite Was kostet Outplacement?.

Wann welche Form passt: Einzel, Gruppe, Mischform

Einzeloutplacement ist sinnvoll, wenn die betroffene Person eine spezialisierte oder leitende Rolle hatte, der Stellenmarkt für sie eng ist oder die Trennung persönlich belastend ist. Laut BDU waren 2024 rund 65 Prozent der Kandidaten zwischen 50 und 59 Jahren alt, das durchschnittliche Jahreseinkommen lag bei 112.000 Euro. Das spiegelt diese Zielgruppe.

Gruppenoutplacement passt, wenn viele Beschäftigte gleichzeitig ausscheiden und ähnliche Fragen haben. Es ist pro Person deutlich günstiger und kann bei Betriebsänderungen gefördert werden. Achten Sie darauf, dass Einzeltermine enthalten sind, denn Bewerbungsstrategie und persönliche Situation lassen sich nicht vollständig in der Gruppe klären.

Dazwischen liegen Mischformen, etwa ein Gruppenprogramm für alle mit der Option, für einzelne Personen auf Einzelbetreuung aufzustocken.

Restrukturierung: Betriebsrat, Massenentlassungsanzeige, Förderung

Bei größeren Personalmaßnahmen greifen eigene Regeln, und die bestimmen den Zeitplan der Outplacement-Beratung.

In Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern muss der Unternehmer den Betriebsrat über geplante Betriebsänderungen nach § 111 BetrVG rechtzeitig unterrichten und sie mit ihm beraten. Outplacement wird dann oft im Interessenausgleich oder Sozialplan vereinbart.

Dazu kommt die Massenentlassungsanzeige. Werden innerhalb von 30 Kalendertagen bestimmte Schwellenwerte überschritten, etwa in Betrieben mit 60 bis unter 500 Beschäftigten 10 Prozent oder mehr als 25 Personen, ist vorher eine Anzeige bei der Agentur für Arbeit nötig (§ 17 KSchG).

Gefördert werden Transfermaßnahmen nach § 110 SGB III mit 50 Prozent der Kosten, höchstens 2.500 Euro je Person bezuschusst. Voraussetzung ist unter anderem, dass sich die Betriebsparteien vor der Entscheidung von der Agentur für Arbeit beraten lassen und ein Dritter die Maßnahme durchführt.

Holen Sie die Outplacement-Beratung deshalb schon während der Verhandlungen dazu.

Sieben Kriterien für eine gute Outplacement-Beratung

Prüfen Sie Anbieter anhand dieser Kriterien. Sie sind nach Bedeutung sortiert.

1. Erfahrung mit der Zielgruppe. Fragen Sie nach Fällen mit vergleichbarer Hierarchie, Branche und Region. Eine Beratung für Vorstände hat andere Netzwerke als ein Anbieter für gewerbliche Beschäftigte.
2. Wahl der Beraterin oder des Beraters. Gute Anbieter stellen zwei bis drei Personen zur Auswahl vor. Fragen Sie nach deren Hintergrund und Erfahrung.
3. Eine konkrete Leistungsbeschreibung mit Zahl und Dauer der Termine, Laufzeit, enthaltenen Analysen, Zugang zu Stellenmärkten und Nachbetreuung.
4. Verschwiegenheit. Der Arbeitgeber sollte nur erfahren, ob die Beratung genutzt wird. Was besprochen wird, bleibt in der Beratung.
5. Erreichbarkeit: Präsenztermine in der Nähe der Betroffenen, wenn gewünscht, und digitale Termine als Ergänzung.
6. Belastbare Ergebnisse. Fragen Sie, wie die Beratung ihre Vermittlungsquote erhebt. Die Branchenzahl des BDU, 93 Prozent mit neuer Aufgabe innerhalb von zwölf Monaten, beruht auf Angaben der Beratungen selbst. Wir würden sie deshalb nicht als Maßstab für ein einzelnes Angebot nehmen. Eigene Zahlen eines Anbieters sollten nachvollziehbar definiert sein.
7. Verbandszugehörigkeit. Eine Mitgliedschaft, etwa im BDU-Fachverband Outplacementberatung + Workforce Transformation, ist für sich genommen kein Qualitätsbeweis. Die Kriterien oben wiegen schwerer.

Sechs Fragen für das Auswahlgespräch

• Wie viele Einzeltermine sind enthalten, und wie lange dauern sie?
• Was passiert, wenn die betroffene Person nach drei Monaten eine neue Stelle findet? Verfällt der Rest, oder gibt es eine Begleitung in der neuen Stelle?
• Was passiert, wenn die Beratung abgebrochen wird oder die Chemie nicht stimmt?
• Welche Informationen erhalten wir als Auftraggeber, in welchem Rhythmus?
• Wie unterstützen Sie bei Selbstständigkeit oder Übergang in den Ruhestand? Laut BDU gingen 2024 6 Prozent der Kandidaten in die Selbstständigkeit.
• Wie schnell kann das Erstgespräch stattfinden? Am besten unmittelbar nach dem Trennungsgespräch.

Was in den Beratungsvertrag und den Aufhebungsvertrag gehört

Halten Sie im Vertrag mit der Beratung mindestens fest: Leistungsumfang mit Zahl der Termine, Laufzeit und Beginn, Honorar und Zahlungsmodalitäten, Regelung bei vorzeitiger Vermittlung oder Abbruch, Verschwiegenheit gegenüber dem Auftraggeber, Datenschutz und den Umgang mit Unterlagen nach Ende der Beratung.

Im Aufhebungsvertrag oder Sozialplan mit der betroffenen Person sollte stehen, dass der Arbeitgeber die Kosten trägt, bis wann die Beratung begonnen werden muss und ob ein Wahlrecht zwischen Anbietern besteht. Steuerlich ist die Beratung für die Person nach § 3 Nr. 19 Satz 2 EStG steuerfrei, sofern sie keinen überwiegenden Belohnungscharakter hat. Eine Barauszahlung des Beratungswerts wäre dagegen steuerpflichtig.

Den Start der Beratung vor dem Trennungsgespräch vorbereiten

Der Übergang vom Trennungsgespräch zur Beratung entscheidet oft darüber, ob das Angebot angenommen wird. Bereiten Sie ihn deshalb vor dem Gespräch vor.

• Legen Sie ein kurzes Informationsblatt bereit, mit Namen der Beratungsfirma, Kontaktweg und dem Hinweis, dass die Inhalte vertraulich bleiben.
• Vereinbaren Sie mit der Beratung, dass sie sich innerhalb weniger Tage meldet, sofern die betroffene Person zustimmt. Möglich ist auch, dass eine Beraterin am Tag des Gesprächs im Haus erreichbar ist.
• Klären Sie, ob Beratungstermine während der Arbeitszeit stattfinden können. § 2 Abs. 2 Nr. 3 SGB III sieht vor, dass Arbeitgeber Beschäftigte für die Suche nach einer neuen Beschäftigung freistellen.
• Sagen Sie der direkten Führungskraft, dass eine Beratung angeboten wird. Sie sollte Termine nicht behindern.
• Benennen Sie in HR eine feste Ansprechperson für Organisatorisches wie Zeugnis, Resturlaub oder Rückgabe von Arbeitsmitteln.

Dann können Sie im Trennungsgespräch ein konkretes Angebot machen, mit Namen und Kontaktweg. Eine vage Zusage wirkt an dieser Stelle wenig glaubwürdig.

Fünf Fehler, die Sie vermeiden sollten

1. Die Beratung kommt erst nach Wochen. Dabei prägen gerade die ersten Tage nach der Trennung die Haltung der Betroffenen.
2. Es zählt nur der Preis. Ein günstiges Programm, das niemand nutzt, ist teurer als ein passendes.
3. Die Person darf den Berater nicht wählen. Ohne Vertrauen bleibt die Beratung oft ungenutzt.
4. Die Laufzeit ist für Führungskräfte zu kurz. Für spezialisierte oder leitende Rollen ist der Markt enger, die Suche dauert länger.
5. Die Förderung geht verloren, weil die Beratung durch die Agentur für Arbeit bei Betriebsänderungen nicht vor der Entscheidung stattfand.

Nächste Schritte

Klären Sie Zahl, Ebene und Zeitplan der Trennungen, und holen Sie zwei bis drei Angebote mit identischer Leistungsbeschreibung ein. Bereiten Sie parallel das Gespräch selbst vor, etwa mit dem Leitfaden Trennungsgespräch fair führen. Einen Überblick über den Markt gibt die Seite Outplacement. Beratungen können Sie über Anbieter finden anfragen.