Executive Search Kosten 2026: Honorar, Retainer, Nebenkosten

27,5 Prozent des Zieleinkommens: So hoch war das durchschnittliche Executive-Search-Honorar 2024 laut BDU, der jährlich Personalberatungen befragt. 2023 waren es 28 Prozent. Abgerechnet wird fast immer als Prozentsatz vom Zieleinkommen der Position. In der Studie vom April 2026 stellt der Verband fest, dass sich Honorarniveau und -struktur nicht grundlegend verändert haben.

Beim Prozentsatz unterscheiden sich Angebote deshalb selten stark. Größer sind die Unterschiede bei Bemessungsgrundlage, Zahlungsplan, Mindesthonorar und Nebenkosten. Um genau diese Punkte geht es hier. Zur Einordnung der Leistung selbst lesen Sie den Überblick Executive Search.

Was ein Headhunter für Führungskräfte kostet: 25 bis 35 Prozent

Rechnen Sie mit 25 bis 35 Prozent des Zieleinkommens, im Mittel knapp unter 30 Prozent. Der BDU-Durchschnitt von 27,5 Prozent stammt aus einer Befragung von knapp 200 Personalberatungen im Mai und Juni 2025, die überwiegend im Alleinauftrag und auf Retainer-Basis arbeiten. Einzelne Anbieter nennen öffentlich Spannen von 25 bis 40 Prozent.

Die Spannen bei Mindesthonorar und Ratenplan sind Orientierungswerte aus Anbieterangaben, keine Verbandsstatistik.

Zieleinkommen: drei Fragen zur Bemessungsgrundlage

Das Zieleinkommen ist das Jahresbrutto inklusive variabler Vergütung bei voller Zielerreichung. Es ist die Bemessungsgrundlage, auf die der Prozentsatz angewendet wird. An dieser Stelle weichen Angebote am stärksten voneinander ab. Klären Sie deshalb im Vertrag:

• ob nur Fixum und Zielbonus zählen oder auch Dienstwagen, Altersversorgung und Sign-on-Bonus
• ob das Honorar auf dem geschätzten oder dem tatsächlich vereinbarten Gehalt beruht
• wie abgerechnet wird, wenn das Endgehalt höher liegt als in der Ausschreibung

Manche Verträge sehen vor, dass die ersten Raten auf Basis des geschätzten Zieleinkommens berechnet werden und die Schlussrate auf das tatsächliche Gehalt ausgleicht. Lassen Sie sich die Regel im Angebot zeigen.

Laut BDU fielen 2024 rund 31 Prozent der über Personalberatungen besetzten Positionen in das Gehaltsband von 100.000 bis 150.000 Euro. Insgesamt wurden 2024 mit Hilfe von Personalberatungen rund 75.000 Positionen besetzt.

Retainer in Dritteln: wann welche Rate fällig wird

Beim Retainer zahlen Sie das Honorar in Raten. Fällig werden sie an Meilensteinen, und die ersten davon liegen vor jeder Einstellung. Die BDU-Grundsätze beschreiben, dass das Honorar nach Leistungs- oder Zeitfortschritt anteilig berechnet wird und eine erste Rate mit Auftragserteilung fällig wird. Sie soll die Anlauf- und Researchkosten decken und die Exklusivität abbilden.

In veröffentlichten Anbieterbedingungen ist die Drittelung am häufigsten:

1. Das erste Drittel bei Auftragserteilung.
2. Das zweite Drittel bei Vorstellung der Shortlist oder des ersten Kandidaten.
3. Das letzte Drittel bei Vertragsunterschrift der Kandidatin oder des Kandidaten.

Varianten sind zeitbasierte Raten (zum Beispiel nach 30 und 60 Tagen) oder ein höherer Erfolgsanteil am Ende. Welches Modell zu Ihrer Situation passt, vergleicht der Ratgeber Retainer vs. Erfolgshonorar.

Festhonorar: wann es vorkommt und was es bewirkt

Festhonorare gibt es, sie sind aber seltener. Der Betrag wird vor Beginn vereinbart und hängt nicht vom späteren Gehalt ab. Anbieter nennen es als realistisch vor allem bei klar umrissenen Profilen und bei Gremienmandaten wie Beirats- oder Aufsichtsratspositionen, deren Vergütung nicht als Gehalt im üblichen Sinn vorliegt.

Vorteil: Das Honorar steigt nicht mit, wenn Sie in der Verhandlung beim Gehalt nachlegen. Nachteil: Bei einem niedriger als erwartet verhandelten Gehalt zahlen Sie den vereinbarten Betrag trotzdem.

Vier typische Nebenkosten und wie Sie sie deckeln

Nebenkosten sind Auslagen, die zusätzlich zum Honorar anfallen. Vier Posten tauchen in fast jedem Angebot auf:

• Reisekosten der Berater und der Kandidaten zu Interviews
• Anzeigenkosten, falls ergänzend inseriert wird
• Eignungsdiagnostik wie Assessments oder Persönlichkeitstests
• Hintergrundprüfungen und Referenzeinholung, wenn sie extern vergeben werden

Manche Beratungen rechnen diese Posten nach Beleg ab, andere vereinbaren eine Nebenkostenpauschale. Eine belastbare Marktstatistik zur Höhe solcher Pauschalen gibt es nicht. Fragen Sie deshalb nach einem festen Betrag oder einem Deckel und lassen Sie Anzeigen nur zu Originalpreisen ohne Aufschlag abrechnen.

Wofür Sie das Honorar bezahlen: Research und Ansprache

Der größte Posten ist Researchzeit, gefolgt von der Direktansprache. Fertige Bewerbungen aus einer Datenbank sind nicht das Produkt. Eine Executive-Search-Beratung baut für jedes Mandat eine eigene Zielliste auf: Unternehmen, in denen passende Personen arbeiten, und die Personen selbst. Eine BDU-Erhebung von 2022 nannte rund 110 angesprochene Personen pro Auftrag. Hinzu kommen Interviews, Berichte, Abstimmungen mit Ihren Gremien und die Begleitung der Vertragsverhandlung.

Deshalb kalkuliert Executive Search bei gleichem Prozentsatz anders als eine Personalvermittlung. Der Aufwand fällt an, bevor feststeht, ob jemand unterschreibt. Eine Vermittlung, die nur bei Erfolg bezahlt wird, verteilt ihr Risiko auf viele parallele Aufträge und priorisiert entsprechend. Beim Retainer kaufen Sie sich die volle Aufmerksamkeit für genau eine Position. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie selten das gesuchte Profil ist und wie teuer jeder Monat ohne Besetzung für Sie wird.

Interne Kosten: mehrere Personentage für Ihre Gremien

Auch Ihre eigene Zeit kostet. Planen Sie für Briefing, Interviews mit der Shortlist, Gremiensitzungen und Vertragsverhandlung mehrere Personentage auf Seiten von Geschäftsführung, Personalbereich und gegebenenfalls Beirat oder Aufsichtsrat ein. Verzögerungen auf Ihrer Seite verlängern die Suche und erhöhen das Risiko, dass gute Kandidaten abspringen. Die BDU-Grundsätze erwarten ausdrücklich, dass Auftraggeber vorgestellte Kandidaten zügig bewerten und Gesprächstermine zeitnah ermöglichen.

Beispielrechnung: Geschäftsführung mit 180.000 Euro Zieleinkommen

Annahme: Gesucht wird eine kaufmännische Geschäftsführerin. Zieleinkommen 180.000 Euro (150.000 Euro fix, 30.000 Euro Zielbonus). Die Beratung arbeitet mit 30 Prozent Honorar im Drittelmodell.

Mit dem BDU-Durchschnitt von 27,5 Prozent läge das Honorar bei 49.500 Euro. Der Nebenkostenbetrag ist eine Annahme für das Beispiel, kein Marktwert.

Zum Vergleich: Wird die Suche nach der Shortlist abgebrochen, sind im Drittelmodell 36.000 Euro netto Honorar bereits fällig, ohne dass eine Einstellung erfolgt ist. Das ist der Preis für Exklusivität und Research. Wir würden diesen Betrag ausdrücklich in die Budgetfreigabe schreiben, weil die BDU-Grundsätze bei Abbruch die Vergütung des bisherigen Aufwands vorsehen.

Sieben Vertragspunkte, die Sie verhandeln können

Am Prozentsatz lässt sich meist wenig bewegen. Bei den Bedingungen sieht das anders aus:

Wie Sie das Mandat danach eng führen und so Abbruchkosten vermeiden, beschreibt der Ratgeber Executive-Search-Mandat: Briefing, Longlist, Steuerung. Für Positionen unter 100.000 Euro lohnt der Vergleich mit den Kosten einer Personalvermittlung.

Nächste Schritte

• Legen Sie Zieleinkommen und Budget inklusive Nebenkosten und Umsatzsteuer intern fest.
• Holen Sie zwei bis drei Angebote mit identischer Bemessungsgrundlage ein. Erst dann lassen sich die Prozentsätze vergleichen.
• Über Anbieter finden können Sie Ihren Suchauftrag beschreiben und passende Beratungen vorschlagen lassen.