Wer den Betriebsrat erst nach Vertragsabschluss informiert, zahlt Lizenzen für ein System, das noch nicht genutzt werden darf. Software, die Daten über einzelne Beschäftigte speichert, fällt fast immer unter die Mitbestimmung. Damit bestimmt der Betriebsrat oft den Zeitplan. Wer ihn früh einplant, verliert wenig Zeit.
Dieser Beitrag erklärt, wann Mitbestimmung greift, wie Sie den Prozess aufsetzen und was in eine Betriebsvereinbarung gehört. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Wann HR-Software mitbestimmungspflichtig ist und was das BAG dazu sagt
HR-Software ist mitbestimmungspflichtig, sobald sie objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung einzelner Beschäftigter zu überwachen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.
Das Bundesarbeitsgericht legt das Wort „bestimmt“ seit langem objektiv aus. Im Beschluss zur Facebook-Seite eines Arbeitgebers (13.12.2016, 1 ABR 7/15) hat es festgehalten, dass es auf eine Überwachungsabsicht des Arbeitgebers nicht ankommt. Es genügt, dass die Einrichtung geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen zu erheben und aufzuzeichnen.
Im Beschluss vom 23.10.2018 (1 ABN 36/18) ging es um eine Excel-Tabelle, in der Anwesenheitszeiten erfasst wurden. Das BAG lehnte eine „Erheblichkeits- oder Üblichkeitsschwelle“ ausdrücklich ab. Auch Standardsoftware kann also eine technische Einrichtung im Sinne der Vorschrift sein.
Für HR-Software bedeutet das: Personalakte, Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, Zielvereinbarungen und Auswertungen speichern Daten, die einzelnen Beschäftigten zugeordnet sind. In der Praxis ist deshalb bei nahezu jeder HR-Software von Mitbestimmung auszugehen.
| 13.12.2016 | Facebook-Seite: Auf eine Überwachungsabsicht kommt es nicht an |
|---|---|
| 23.10.2018 | Excel-Tabelle: keine Erheblichkeits- oder Üblichkeitsschwelle |
| 13.09.2022 | Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, kein Initiativrecht des Betriebsrats |
| 08.05.2025 | Workday: Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO trotz Betriebsvereinbarung |
Quelle: BAG 1 ABR 7/15, 1 ABN 36/18, 1 ABR 22/21, 8 AZR 209/21
Fünf Beteiligungsrechte des Betriebsrats im Überblick
Neben der Mitbestimmung nach § 87 BetrVG gibt es weitere Rechte, die bei HR-Software regelmäßig berührt sind:
| Vorschrift | Inhalt | Bedeutung für HR-Software |
|---|---|---|
| § 90 Abs. 1 BetrVG | Unterrichtung über die Planung technischer Anlagen und von Arbeitsverfahren einschließlich KI, rechtzeitig und mit Unterlagen | Information schon in der Auswahlphase |
| § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Mitbestimmung bei Einführung und Anwendung von Überwachungseinrichtungen | Zustimmung oder Einigungsstelle vor dem Start |
| § 87 Abs. 2 BetrVG | Einigungsstelle entscheidet bei Nichteinigung | Zeitrisiko, wenn Verhandlungen scheitern |
| § 80 Abs. 3 BetrVG | Sachverständige nach Vereinbarung; bei Beurteilung von KI gilt die Hinzuziehung als erforderlich | Kosten trägt nach § 40 BetrVG der Arbeitgeber |
| § 95 Abs. 2a BetrVG | Mitbestimmung bei Auswahlrichtlinien gilt auch, wenn KI dabei zum Einsatz kommt | relevant für Recruiting-Module |
Hat die Software Funktionen, die Bewerbungen analysieren, filtern oder Bewerber bewerten, ist sie außerdem nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung ein Hochrisiko-System. Die Einzelheiten dazu stehen im Beitrag AI Act im HR.
Zeiterfassung: Pflicht per Gesetz, Mitbestimmung beim Wie
Bei der Zeiterfassung ist die Lage besonders, weil eine gesetzliche Pflicht besteht. Das BAG hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Weil diese Pflicht schon kraft Gesetzes besteht, hat der Betriebsrat kein Initiativrecht, die Einführung eines elektronischen Systems zu verlangen.
Bei der Ausgestaltung bestimmt er aber mit. Das BAG stützt das auf § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG, den Gesundheitsschutz. Die Erfassung muss nicht zwingend elektronisch sein. Wählen Sie eine elektronische Lösung, greift zusätzlich § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil Arbeitszeitdaten einzelnen Beschäftigten zugeordnet sind.
Für die Praxis heißt das: Ob erfasst wird, steht nicht zur Verhandlung. Wie, mit welchem System und wer welche Daten sieht, schon. Den Stand der Gesetzgebung finden Sie unter Arbeitszeiterfassung: Rechtslage.
Einführung mit Betriebsrat in sieben Schritten
| 1. Früh informieren | Prozesse und Zeitplan, § 90 BetrVG |
|---|---|
| 2. In die Auswahl einbinden | Mitglied zu den Demos einladen |
| 3. Unterlagen bereitstellen | Datenkatalog, Rechtekonzept, AV-Vertrag |
| 4. Entwurf vorlegen | eigener Entwurf der Betriebsvereinbarung |
| 5. Verhandeln und abschließen | mehrere Termine einplanen |
| 6. Pilot mit Begleitung | eine Abteilung, Konfiguration zeigen |
| 7. Änderungen geregelt einführen | nach vereinbartem Verfahren |
Am wenigsten hakt es, wenn der Betriebsrat schon bei der Auswahl dabei ist. Eine Reihenfolge, die das abbildet:
- Sagen Sie dem Betriebsrat früh, dass Sie eine HR-Software suchen, welche Prozesse sie abdecken soll und wie Ihr Zeitplan aussieht. Damit ist auch die Unterrichtungspflicht nach § 90 BetrVG erfüllt.
- Laden Sie ein Mitglied des Betriebsrats zu den Demos ein. Fragen zu Auswertungen und Zugriffsrechten klären sich dann direkt mit dem Anbieter. Den Auswahlprozess beschreibt der Leitfaden HR-Software auswählen.
- Stellen Sie die Unterlagen bereit: Funktionsbeschreibung, Datenkatalog, Rollen- und Rechtekonzept, Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Liste der Schnittstellen.
- Legen Sie einen eigenen Entwurf der Betriebsvereinbarung vor. Wer den ersten Text schreibt, gibt der Verhandlung die Struktur.
- Verhandeln Sie in mehreren Terminen. Rückfragen zu Auswertungen und Zugriffsrechten kommen fast sicher.
- Starten Sie mit einer Abteilung als Pilot. Der Betriebsrat sieht die Konfiguration, bevor alle Beschäftigten freigeschaltet werden.
- Führen Sie neue Module und größere Updates nur über das Verfahren ein, das die Vereinbarung festlegt.
Zwölf Inhalte einer Betriebsvereinbarung zu HR-Software
Eine Betriebsvereinbarung zu HR-Software legt fest, was das System darf und was nicht. Üblich sind diese zwölf Regelungen:
| Nr. | Regelung | Was drinsteht |
|---|---|---|
| 1 | Gegenstand und Geltungsbereich | Software, Module, Beschäftigtengruppen |
| 2 | Zweck | wofür das System genutzt wird (etwa Personalverwaltung, Abwesenheiten, Zeiterfassung) und wofür ausdrücklich nicht (etwa individuelle Leistungsbewertung) |
| 3 | Datenkatalog | welche Daten erfasst werden, als Anlage, die bei Änderungen angepasst wird |
| 4 | Rollen und Zugriffsrechte | wer was sieht; Führungskräfte zum Beispiel Abwesenheiten, aber keine Gründe |
| 5 | Auswertungen | erlaubte Berichte; ob personenbezogene Auswertungen ausgeschlossen oder nur in festgelegten Fällen zulässig sind |
| 6 | Schnittstellen | welche Daten an welche Systeme fließen, etwa an die Lohnabrechnung |
| 7 | Löschfristen | je Datenart, abgestimmt mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen |
| 8 | KI-Funktionen | welche KI-gestützten Funktionen aktiviert sind und welche nicht |
| 9 | Verwertungsverbot | ob vereinbarungswidrig gewonnene Informationen für arbeitsrechtliche Maßnahmen genutzt werden dürfen |
| 10 | Kontrollrechte des Betriebsrats | Einsicht in Konfiguration und Protokolle |
| 11 | Änderungsverfahren | Umgang mit neuen Funktionen und Updates |
| 12 | Laufzeit und Kündigung | auch, was bis zu einer Neuregelung gilt |
Statt für jedes Tool neu zu verhandeln, können Sie eine Rahmenvereinbarung für alle IT-Systeme schließen und je System eine kurze Anlage anhängen. Kommen weitere Tools dazu, verhandeln Sie nur noch die Anlage.
Warum die Betriebsvereinbarung die DSGVO nicht ersetzt
Eine Betriebsvereinbarung kann die Verarbeitung von Beschäftigtendaten regeln. Nach Art. 88 DSGVO können Kollektivvereinbarungen spezifische Vorschriften für den Beschäftigtenkontext enthalten. Sie muss aber mit der DSGVO vereinbar sein, und sie muss eingehalten werden.
Wie ernst das ist, zeigt das Urteil des BAG vom 8. Mai 2025 (8 AZR 209/21). Ein Konzern wollte die cloudbasierte HR-Software Workday einführen und regelte den Testbetrieb in einer Betriebsvereinbarung. Die erlaubte die Übermittlung bestimmter Daten wie Name, Eintrittsdatum, Arbeitsort und dienstliche Kontaktdaten. Übermittelt wurden laut LTO auch Gehaltsdaten, private Anschrift und Steuer-ID. Das BAG sprach dem klagenden Arbeitnehmer Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO zu.
Wir würden neue HR-Software deshalb so lange wie möglich mit fiktiven oder anonymisierten Daten testen. Der Workday-Fall zeigt, dass schon ein Testbetrieb zum Schadensersatz führen kann. Sind echte Daten nötig, halten Sie sich genau an das, was vereinbart ist.
Sechs Fehler, die die Einführung verzögern
Diese sechs Punkte halten eine Einführung auf:
- Vertrag mit dem Anbieter unterschrieben, bevor der Betriebsrat informiert ist
- keine Unterlagen zum Datenkatalog und zu Auswertungen verfügbar
- Recruiting- oder Performance-Module „nebenbei“ mit eingeführt, ohne sie zu benennen
- unklare Regelung, ob Führungskräfte Auswertungen über ihr Team ziehen dürfen
- Updates mit neuen Funktionen ohne Abstimmung freigeschaltet
- Datenkatalog fest im Text der Vereinbarung statt als Anlage, sodass jede kleine Änderung eine neue Verhandlung auslöst
Alle sechs lassen sich vor der ersten Verhandlungsrunde klären. Das senkt das Risiko, dass bezahlte Lizenzen monatelang ungenutzt bleiben.
Zum Merken
Informieren Sie den Betriebsrat schon in der Auswahlphase und legen Sie Datenkatalog und Rollenkonzept als Anlagen zur Betriebsvereinbarung vor.
Nächste Schritte
- Kategorien, Kosten und Pflichten: HR-Software im Überblick
- Gesamtkosten inklusive Sachverständigen: Kosten für HR-Software
Häufige Fragen
Kann der Betriebsrat die Einführung der Software verhindern?
Ohne Zustimmung des Betriebsrats oder einen Spruch der Einigungsstelle darf der Arbeitgeber eine mitbestimmungspflichtige Einrichtung nicht einführen. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet nach § 87 Abs. 2 BetrVG die Einigungsstelle.
Gilt die Mitbestimmung auch bei Software-Updates?
Wenn ein Update neue Funktionen bringt, die Verhaltens- oder Leistungsdaten erfassen oder auswerten, kann das eine mitbestimmungspflichtige Änderung der Anwendung sein. Eine Betriebsvereinbarung sollte deshalb regeln, wie mit Updates umgegangen wird.
Darf der Betriebsrat einen externen Sachverständigen hinzuziehen?
Ja, nach näherer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber, soweit erforderlich. Geht es um die Beurteilung von KI, gilt die Hinzuziehung nach § 80 Abs. 3 BetrVG als erforderlich.
Ersetzt eine Betriebsvereinbarung die Prüfung nach DSGVO?
Nein. Das BAG hat 2025 im Workday-Fall entschieden, dass ein Arbeitgeber Schadensersatz schuldet, wenn er Daten über den Rahmen der Betriebsvereinbarung hinaus weitergibt. Die Vereinbarung muss mit der DSGVO vereinbar sein und eingehalten werden.
Was gilt in Betrieben ohne Betriebsrat?
Dann gibt es keine Mitbestimmung nach dem BetrVG. Die Pflichten aus DSGVO, Arbeitsschutz und gegebenenfalls KI-Verordnung bestehen trotzdem.
Quellen
- § 87 BetrVG: Mitbestimmungsrechte
- § 90 BetrVG: Unterrichtungs- und Beratungsrechte
- § 80 BetrVG: Allgemeine Aufgaben
- § 95 BetrVG: Auswahlrichtlinien
- § 40 BetrVG: Kosten und Sachaufwand des Betriebsrats
- BAG, Beschluss vom 23.10.2018, 1 ABN 36/18 (Excel)
- BAG, Beschluss vom 13.12.2016, 1 ABR 7/15 (Facebook-Seite)
- BAG, Urteil vom 08.05.2025, 8 AZR 209/21 (Workday)
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 (Arbeitszeiterfassung)
- LTO: BAG, Betriebsvereinbarung darf DSGVO nicht umgehen
- DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679), EUR-Lex
- KI-Verordnung, Anhang III (Textfassung artificialintelligenceact.eu)
So zitieren Sie diesen Beitrag
Max Braunleder (2026): HR-Software einführen mit Betriebsrat: § 87 BetrVG in der Praxis. peoplepleaser, Stand 12. November 2026. https://peoplepleaser.io/ratgeber/hr-software-betriebsrat/